Деловая переписка на бумажных носителях. Программа

Деловая переписка на бумажных носителях

Продолжительность – 2 дня (10:00 – 18:00)

Формат проведения – бизнес-тренинг (30% — теория, 70% — практика)

Цели тренинга:

  • Познакомить с нормами и правилами оформления деловых писем на бумажных носителях.
  • Научить создавать достойный деловой имидж компании в письме и убедительно представлять и отстаивать деловые интересы компании.
  • Сформировать умение грамотно структурировать информацию в письме, эффективно использовать инструменты убеждения, выбирать адекватный стиль письма.
  • Познакомить с алгоритмами написания писем в конфликтных ситуациях (ситуациях нарушения деловых интересов).
  • Познакомить с правилами хорошего тона для делового письма.
  • Научить писать разные виды писем: письмо-деловое предложение, письмо-пояснение, письмо-закрепление договоренностей, письмо-напоминание, письмо-отказ, письмо-ответ на претензию.

Особенности данного тренинга:

  • Перед тренингом возможно проведение анализа реальных писем участников, предтренинговая диагностика уровня письма, адаптация под этот уровень содержания тренинга.
  • Упражнения и примеры могут быть разработаны на основе реальных писем участников и быть далее предметом анализа и улучшения на тренинге
  • В ходе тренинга могут быть созданы шаблоны писем для использования в дальнейшей работе.

 

Программа

 Тема 1. Современная деловая переписка. Принципы и приемы

  • Возможности и ограничения деловой переписки
  • Электронная и «бумажная» переписка. Назначение и особенности. Критические точки переписки. Что важно учитывать.
  • Как достигать цели?
  • Что формирует в письме деловой имидж компании?
  • Каковы правила хорошего тона для делового письма?
  • Анализ и обсуждение писем компании. Определение успешных практик

 Тема 2. Правила оформления «бумажного» письма.

  • Состав реквизитов письма
  • Требования к отдельным реквизитам письма: дата, адресат, заголовок, приложения, подпись, печать
  • Размер полей. Шрифт и интервал
  • Типичные ошибки
  • Коротко о рекомендациях Государственного стандарт а РФ ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
  • Анализ и обсуждение писем компании. Определение успешных практик

 Тема 3. Как быстро и грамотно структурировать деловое письмо? Инструменты ясности смысла

  • Структура письма. Как с максимальной пользой использовать ее особенности?
  • Три важнейших точки в структуре письма
  • Особенности вступительной части письма
  • Объем, структура и логика основной части письма
  • Финал письма. Как закончить письмо, оставив инициативу переписки в своих руках? Ошибка, которую содержит большинство деловых писем
  • Анализ и обсуждение писем компании. Определение успешных практик

 Тема 4. Письма-ответы. Письма-пояснения. Как достигать цели?

  • Причины, по которым адресат не понимает информацию или многократно спрашивает об одном и том же
  • С чего начать ответ, чтобы повысить вероятность понимания
  • Как писать, чтобы избежать повторного вопроса
  • Язык и структура понятного предложения
  • Дополнительные способы и приемы сделать сложную информацию более понятной для адресата.
  • Анализ и обсуждение писем компании. Определение успешных практик

 Тема 5. Письмо-закрепление договоренностей

  • Ситуация применения
  • Особенности структуры
  • Обязательные смысловые компоненты. Их назначение и особенности
  • Иллюстрация типичных примеров

 Тема 6. Как писать деловые письма максимально убедительно?

  • Какие письма вызывают доверие, рождают желание прочесть их до конца и ответить адресату?
  • Формула убедительного делового письма.
  • Убеждающий смысл и убеждающая форма.
  • Дополнительные приемы, чтобы сделать ваше письмо предельно убеждающим.
  • Цивилизованные «хитрости» письма, на которое трудно не ответить.
  • Анализ и обсуждение писем компании. Определение успешных практик

Тема 7. Письма в ситуации нарушения деловых интересов. Как вежливо и корректно отстаивать деловые интересы и сохранять отношения?

  • Ситуация нарушения интересов.
  • Внутренняя позиция: пассивность, манипуляция, агрессия, ассертивность. Что выбрать?
  • Баланс лояльности и категоричности в письме.
  • Письма-отказы. Как написать отказ, отстоять деловые интересы и сохранить лояльность адресата. Инструменты создания категоричности или «мягкости» отказа в письме. Варианты финала. Структура письма. Анализ примеров деловых писем из практики работы участников тренинга, анализ успешных практик.
  • Письмо-напоминание. Особенности. Смысловые компоненты. Структура.
  • Письмо-ответ на претензию. Претензии обоснованные и необоснованные. Как отстоять деловые интересы в обеих случаях. Как работать с аргументами. Структура и финал писем.
  • Иллюстрация типичных примеров

Тема 8. Базовые правила работы с электронной почтой

  • Обязательные атрибуты цивилизованного e-mail письма
  • Что можно прочесть о вас между строк?
  • Мелочи, которые решают все.
  • Работа с полем «Тема» («Subject»). Работа с полями «Кому» («To»), «Копия» («Сс»),  «Скрытая копия» («Bсс»)
  • Работа с полем «Важность» письма («Priority»)
  • Работа с вложениями (Attaches)
  • Работа с полем «Переслать» («Forward»)
  • При написании писем-ответов

Форматы работы на тренинге:

  • Мини-лекции
  • Практические иллюстрации примеров удачных и неудачных писем
  • Анализ и обсуждение актуальных писем участниками тренинга
  • Корректировка и написание писем
  • Презентации
  • Разбор проблемных ситуаций участников тренинга
  • Выработка актуальных шаблонов по ситуациям участников тренинга

Если сотрудникам ваше компании нужен данный тренинг по деловой переписке — заполните заявку ниже или позвоните по телефону: +7 967 051 02 30

 

Форма заявки

Ваш e-mail (обязательно)

Контактный телефон (исключительно для того, чтобы удостовериться в прохождении ответа на заявку)

Сообщение

Добавить комментарий