Переписка внутри компанииДеловая переписка в компании

Формат проведения: бизнес-тренинг (30% — теория; 70% — практика, иллюстрации, упражнения)

Продолжительность: 2 дня (10:00 — 18:00)

Целевая аудитория: сотрудники и руководители, ведущие электронную переписку с коллегами, руководителями и внешними адресатами компании.

Задачи тренинга:

  •  Повысить оперативность и результативность деловой переписки участников (как с внутренними, так и с внешними адресатами).
  • Научить правилам, приемам и техникам повышения результативности письменного общения.
  • Обучить инструментам, помогающим писать понятно, структурировано, логично, корректно, с получением необходимого результата.
  • Обучить инструментам, при помощи которых можно минимизировать случаи непонимания и неверной трактовки информации, изложенной в письме.
  • Познакомить с этикетом деловой переписки
  • Помочь участникам осознать стандартные правила (алгоритмы) и приемы. влияющие на результативность общения по электронной почте, и закрепить их в использовании.

 

Особенность данного тренинга:

Перед тренингом целесообразно предоставить тренеру возможность познакомиться с письмами участников тренинга (3 «ветки переписки от каждого участника») для того, чтобы тренинговые материалы учитывали специфику переписки в компании, иллюстрировали  типичные ошибки и обучали актуальным инструментам улучшения качества, культуры и результативности переписки в компании.

 Программа*

*Программа имеет предварительный характер и может быть скорректирована с учетом пожеланий заказчика.

 Модуль 1.  E-mail переписка с внутренними и внешними адресатами. Базовые инструменты  управления  результативностью общения. Этикет и субординация в деловом письме.

  • Критические точки e-mail переписки, влияющие на ее оперативность.
  • Как выглядит сейчас ваше письмо в глазах внутреннего и внешнего адресата?
  • Правила хорошего тона в переписке с внутренним и внешним адресатом
  • Определите цель письма – и повысьте его действенность.
  • Анализ принципов и приемов на примерах деловых писем из практики работы участников тренинга, анализ успешных практик

 Модуль 2. Как быстро и грамотно структурировать письмо

  • Структура письма-ответа
  • Важнейшие компоненты, влияющие на понятность ответа
  • Особенности вступительной части письма.
  • Объем, структура и логика основной части письма
  • Финал письма. Особенности финала письма. Как остаться вежливым и не провоцировать новые вопросы?
  • Иллюстрация успешных и неуспешных практик. Анализ писем участников тренинга

 Модуль 3. Во избежание предотвращения несоответствия или Как создавать понятный текст и понятные ответы?

  • Какой текст адресат быстро прочтет и правильно поймет?
  • Язык и структура понятного предложения
  • Логика создания понятного текста
  • Осторожно! Перечень слов, которые усложняют текст и размывают смысл
  • Анализ и обсуждение деловых писем компании. Определение успешных практик

 Модуль 4. Письма-закрепления договоренностей. Почему их называют письмами спасения и как их писать?

  • Цель и назначение письма о закреплении договоренностей
  • Алгоритм написания письма-закрепления договоренностей. Критические точки, требующие повышенного внимания в письме
  • Иллюстрация примеров

Модуль 5. Как убеждать в письме?

  • Какие письма вызывают доверие, рождают желание прочесть их до конца и ответить адресату?
  • Формула убедительного делового письма.
  • Убеждающий смысл и убеждающая форма.
  • Дополнительные приемы, чтобы сделать ваше письмо предельно убеждающим.
  • Иллюстрация успешных и неуспешных практик. Анализ писем участников тренинга

Модуль 6 . «Трудные» письма. Как вежливо и корректно отстаивать деловые интересы и не портить отношения?

  • Если нарушаются деловые интересны… Типичные ситуации.
  • Баланс «дела» и эмоций, лояльности и категоричности в письме.
  • Письма-напоминания. Смысловые компоненты. Особенности. Структура письма.
  • Письма-отказы. Как написать отказ и не обидеть? Смысловые компоненты. Варианты финала. Структура письма. Анализ примеров деловых писем из практики работы участников тренинга, анализ успешных практик.
  • Письмо-ответ на претензию. Претензии обоснованные и необоснованные. Как отстоять деловые интересы. Смысловые компоненты. Как работать с аргументами. Структура и финал писем.
  • Иллюстрация типичных примеров

Модуль 7. Правила работы с электронной почтой в вашей компании.

  • Что можно прочесть о вас между строк? Мелочи, которые решают все.
  • Работа с полем «Тема» («Subject»). Работа с полями «Кому» («To»), «Копия» («Сс»),  «Скрытая копия» («Bсс»)
  • Работа с полем «Важность» письма («Priority»)
  • Работа с вложениями (Attaches)
  • Работа с полем «Переслать» («Forward»)
  • При написании писем-ответов
  • При продолжительном отсутствии на рабочем месте

Модуль 8. Коротко о современных правилах оформления «бумажных» писем в компании (данный модуль может быть добавлен в программу при необходимости)

  • Базовые правила оформления письма на бумажном носителе
  • Состав и правильность расположения реквизитов письма
  • Типичные ошибки.
  • Как облегчить написание «бумажного» письма. Возьмите чек-лист в помощь при написании и проверке.

 Формы работы на тренинге:

  • Мини-лекции
  • Практические иллюстрации примеров удачных и неудачных писем
  • Анализ и обсуждение актуальных писем участниками тренинга
  • Корректировка и написание писем
  • Презентации
  • Разбор проблемных ситуаций участников тренинга
  • Выработка актуальных шаблонов по ситуациям участников тренинга

 

Если сотрудникам вашей компании нужен тренинг по деловой переписке — заполните заявку ниже или позвоните

по телефону: +7 967 051 02 30

Форма заявки

Ваш e-mail (обязательно)

Контактный телефон (исключительно для того, чтобы удостовериться в прохождении ответа на заявку)

Сообщение

 

Добавить комментарий