В сегодняшней статье – разговор о финале письма.

Как показывает практика, именно от того, насколько грамотно он сформулирован, зависит оперативность получения ответа и результативность переписки вцелом.

Финал – это особенное место в письме.

В финале мы завершаем наш разговор с адресатом и ставим промежуточную точку. Это своего рода этап прощания. А что обычно бывает важным при прощании, если мы заинтересованы в его продолжении? Важными являются 2 момента:

  • Чтобы оставалось обоюдное желание продолжать общение
  • Чтобы было понятно, что и как мы планируем делать в дальнейшем.

 

Для финала (этапа прощания) в деловом письме тоже актуальны эти моменты:

  • важно обозначить (закрепить) эмоционально-позитивную атмосферу делового диалога
  • необходимо точно сообщить адресату что и как должно произойти в ближайшее время.

Таким образом, в финале делового письма  сосредотачиваются две составляющие. Я назвала их так: имиджевая (эмоциональная) и действенная (активная).

— Имиджевая/эмоциональная часть финала демонстрирует вежливость и уважительное отношение автора письма по отношению к адресату.

— Действенная/активная позволяет управлять инициативой, нацеливает адресата на совершение необходимого действия.

В структуре письма эти составляющие выглядят так.

Пример 1.

From: Елена

To: Инна

Subject: Комплект документов

Добрый день, Инна!

В приложении высылаю запрашиваемый вами комплект документов:

1.     Выписка из Устава

2.     Карточка организации

3.     Свидетельство и госрегистрации

4.     Свидетельство о постановке на учет в ИФНС

5.     Выписка ЕГРЮЛ

Пожалуйста, подтвердите получение документов и их читаемость. (действенная часть)

Надеемся на плодотворное сотрудничество! (имиджевая часть)

С уважением, (имиджевая часть)

Елена Коновалихина

 

 

Пример 2.

From: Елена

To: Ольга

Subject: RE: Рекламная компания

Ольга, добрый вечер!

Ваша рекламная кампания остановлена, так как закончились средства на ее балансе.

Сформировать для Вас новый счет на ее оплату? Если да, напишите, пожалуйста, сумму. (действенная часть)

Спасибо. (имидежвая часть)

С уважением, (имиджевая часть)

Елена Петрова

 

«Хитрости» финала письма. Как повысить действенность?

Разные варианты использования активных и эмоциональных фраз в финале письма могут производить разный эффект и приводить к разным результатам.

 Совет:

 Если для вас актуально удерживать инициативу в переписке с адресатом; если важно «держать руку на пульсе» и способствовать динамичному решению вопросов, тщательно продумывайте  активную часть финала письма!

Финал вашего письма должен заканчиваться предельно понятной для адресата формулировкой о следующих шагах.

Не заставляйте адресата самостоятельно догадываться о том, что же он должен сделать при получении вашего письма. Обязательно сообщайте о том, каких действий вы от него ожидаете, и когда эти действия ему необходимо предпринять.

Действенная часть финала обязательно должна содержать информацию, отвечающую на следующие вопросы:

Каков следующий шаг?

Когда он должен быть сделан?

 

Менее удачный вариант                                       Более удачный вариант

Пожалуйста, пришлите, скорректированный вариант Договора как можно скорее. Пожалуйста, пришлите, скорректированный вариант Договора сегодня  (26 декабря), до 17:00 включительно.
Буду признателен за Ваш ответ. Буду признателен, если получу Ваш ответ до 11 апреля включительно.
Прошу Вас подумать о возможности реализации нашей идеи. Пожалуйста, пришлите ваши предложения  до конца этой недели  (28 ноября включительно).

 

Важно!

Выдерживайте пропорцию между действенной и имиджевой частями финала.

Помните: имиджевая составляющая финала хорошо работает на создание позитивного эмоционального настроя при общении, но  может существенно понижать  действенность  письма,  «размывать» цель  и  провоцировать адресата на «медленный ответ».

Делайте финал более активным, удерживайте инициативу!

Менее удачный вариант финала:                         Более удачный вариант

……..

Укажите, какой из вариантов Вас заинтересовал.

Спасибо!

Буду рад дальнейшему плодотворному сотрудничеству.

С уважением,

Андрей Петров

……..

Укажите, какой из вариантов Вас заинтересовал.

Спасибо!

С уважением,

Андрей Петров

 

Специфические ситуации

 Достаточно часто возникают  ситуации, когда мы не вправе указывать нашему клиенту/партнеру на то, когда и что он должен сделать, т.к. это может выглядеть в его глазах некорректно, нелогично, невежливо и навязчиво. При этом потребность получить конкретный ответ/или конкретное действие от клиента для нас является крайне актуальной.

Как быть?

Воспользуйтесь следующим приемом.

Укажите адресату/клиенту на событие/действие, которое произойдет сразу после того, как вы получите его ответ.

 «Напишите о Вашем решении – и мы сразу приступим к оформлению документов»

«Как только мы получим от Вас ответ – мы будем готовы  выслать скорректированный график произведения оплат »

«Напишите, какой из высланных Вам вариантов Вам больше подходит —  и я сразу вышлю конкретную детальную информацию по порядку оформления»

«Жду от вас сканы документов – и сразу отдаю заказ на оплату»

«Сообщите о выбранном варианте – и мы будем готовы выслать вам  наше коммерческое предложение»

 «Напишите, какой вариант Вам больше подходит – и я сразу смогу подробно  рассказать о  процедуре оформления этой карты»

Такой прием позволяет сохранить действенность и активность, и в то же время звучит достаточно корректно, т.к. по сути мы ничего не навязываем, но при этом предельно конкретно обозначаем перспективу предстоящих действий.

Используйте эти знания, чтобы удерживать инициативу в переписке с клиентами и решать вопросы более оперативно!

Удачных вам писем!

С уважением

Тамара Воротынцева

Бизнес-тренер по деловой переписке

Добавить комментарий