Вопрос:  Мои письма обычно получаются очень длинными. Подозреваю, что не все мои адресаты дочитывают их до конца. Какие советы есть на этот счет?

Ответ: Как «бороться» с объемными письмами.

Шаг № 1. Понять причину избыточного объема.

Чаще всего причина кроется в одном из 2-х моментов:

— Избыток фактической информации (когда человек пытается уместить в одно письмо всего и побольше),

— Избыточность лексики (многословность).

Шаг № 2. Попробовать следующие приемы.

При избытке информации:

  1. Не помещать в тело письма то, что можно вынести в отдельный прикрепленный файл (это могут быть таблицы, выдержки из документов, выписки из счетов, данные статистики и т.д. и т.п.)
  2. Не объединять в одно письмо вопросы, каждый из которых может быть отдельным письмом. Проще говоря, если можно написать 2 отдельных письма вместо одного совмещенного, то лучше написать 2 отдельных.
  3. Отслеживать логику своего изложения и нумеровать (маркировать) вопросы. И при таком подходе неожиданно может оказаться, что та информация, которая просилась «из под пера» большой и объемной, на самом деле является одним вопросом с несколькими логическими подпунктами.

 

При избыточной лексике (многословности).

  1. Не тратить много слов на «слова – связки», «слова — логические переходы»
    Многословный вариант Лаконичный вариант
    Теперь перейду к еще одному очень важному в нашем общении вопросу» Вопрос № 2 (очень важно)
    Сразу скажу о формате и сроках, дабы избежать часто возникающих вопросов, когда наши авторы не укладываются в сроки, отведенные редакцией на написание и подготовку статей. Ваша статья должна иметь объем 3-5 тыс. знаков с пробелами, прислать ее следует не позднее 12 декабря» Обратите внимание на требование к формату.

    Формат статьи — 3-5 тыс. знаков с пробелами.

    Срок предоставления — до 12 декабря.

  2. Использовать нумерацию: она сама по себе дисциплинирует логику и задает ее + позволяет не использовать лишних связующих слов.
  3. Просто прочитывать письмо перед отправкой и нещадно «резать», «жертвовать» тем, что особо к делу не относится. Обычно это наши эмоции, мысли по поводу и пр.. Здесь может иногда возникать внутреннее опасение, что письмо станет слишком сухим, казенным. Однако это ложное опасение. Человек, который задается такими мыслями, никогда не «высушит» письмо до степени недопустимой, просто не сможет.

 

Если, несмотря на все старания, сократить объем все-таки не получается, то следует приложить усилия для того, чтобы удержать внимание адресата к вашему тексту:

— структурировать текст (абзацы, нумерация, заголовки),

— использовать в начале такие фразы-настройки, как «Олег, письмо достаточно объемное. При этом, пожалуйста, прочтите его внимательно до конца, т.к. в нем я поместила крайне важную информацию»

— делать предельно четкими финалы,

— понимать, что письма большого объема (на границе полного листа А-4) все-таки должны быть не частыми.

Добавить комментарий