Свежий кейс заставил меня вспомнить первую строчку басни Ивана Крылова: «Уж сколько раз твердили миру…»

Кейсы по деловой переписке

Много раз повторяю на тренингах слова о роли грамотного оформления темы при отправке письма по электронной почте. Но утренний кейс, в который я была вовлечена сегодня, словно говорит мне: «А не пора ли тебе, Тамара, вновь обмолвится хотя бы парой слов на эту тему?» Видимо, пора. Ниже — пара слова на эту тему

-Тамара, привет! У меня просьба: пожалуйста, в течение часа подпиши договор с нашей сороны и направь скан клиенту Х. Он сейчас направит письмо с договором тебе на почту.

-Хорошо. Жду.

Перед вами мой телефонный разговор с коллегой.

А дальше произошло забавное. Письмо, которое претендовало на срочность реакции, было далеко не сразу найдено в почте. Почему? Потому что в его теме значилось: №23689.

«Удалить». «Это спам». «Посмотрю позже». «Что за ерунда?» Вот топ мыслей, которые приходят в голову при просмотре такой темы. Позже стало пнятно, что адресат, направляя письмо, поместил в тему номер договора. Но как об этом догадаться получателю? Как не удалить? Каким шестым чувством вычислить, что это то самое письмо, о котором тебя предупредили (если и адресанта при этом ты не знаешь)? Видимо, здесь ставка на счастивый случай. И он в этот раз был на стороне клиента. Он получил документ, и получил оперативно. Но можно ли отдавать во власть счастливого случая результат, который тебе необходим и на который ты можешь повлиять? По мне — нет. И поэтому в очередной раз хочу напомнить деловым людям, заинтересованным в эффективности письменной коммуникации, правила переписки по электронной почте. Пожалуйста, помните, что поле «Тема» является важнейшим инструментом, напрямую влияющим на факт прочтения вашего письма и косвенно — на скорость ответа.

Поле «Тема» должно решать 2 задачи:

  • Сообщить адресату суть сообщения
  • Позволить быстро найти данное сообщение, когда в этом появится потребность

Не забывайте это простое правило — и ваши письма будуу как миниумм получены и прочитаны. А это уже немало!