Деловая переписка для рекрутеров. Пишем клиентам и кандидатам
Продолжительность – 2 дня (10:00 – 18:00)
Формат проведения – практический тренинг (30% – теория, 70% – практика)
Цели:
- Сформировать умение вести деловую переписку с кандидатами и клиентами быстро, уверенно, грамотно, результативно. Сократить «хвосты» переписки.
- Научить приемам формирования достойного делового имиджа в письме (своего имиджа и имиджа компании)
- Научить приемам, помогающим писать лаконично, структурированно, логично, а также убедительно и аргументированно.
- Научить инструментам, помогающим убедительно представлять кандидатов заказчикам, а также «продавать» в письме потенциального работодателя достойному соискателю.
- Познакомить с инструментами, помогающими корректно, но уверенно отстаивать свои деловые интересы в письме, сохраняя лояльность клиентов и кандидатов.
- Помочь разработать грамотные алгоритмы писем по типовым ситуациям: приглашение на встречу, закрепление договоренностей, пояснение ситуации, приглашение на встречу, отказ, ответ на обоснованную и необоснованную претензию (перечень ситуаций может быть скорректирован и расширен, исходя из рабочей ситуации участников тренинга)
Особенности данного тренинга:
- Перед тренингом целесообразно провести анализ писем участников для того, чтобы максимально кастомизировать содержание тренинговых материалов.
- Упражнения и примеры могут быть разработаны на основе реальных писем участников и быть далее предметом анализа и улучшения на тренинге
- В ходе тренинга могут быть созданы шаблоны писем для использования в дальнейшей работе.
- Также можно замерить изменения уровня письма участников до и после тренинга + сделать персональный анализ писем и дать персональную обратную связь каждому участнику относительно сильных и слабых мест в его переписке.
Программа
Тема 1. Деловая переписка как вид коммуникации с клиентами и кандидатами. Принципы и приемы.
- Возможности и ограничения письменного взаимодействия.
- Как формировать достойный деловой имидж в письме (имидж компании и ее специалиста)?
- Критические точки переписки. Что важно учитывать при общении с клиентами и кандидатами.
- Как достигать цели? Информировать или влиять? Особенности цели письма и инструменты ее достижения
- Как формировать и сохранять лояльность адресатов в письме?
- Иллюстрация успешных и неуспешных практик. Анализ писем участников тренинга
- Практические рекомендации по деловым ситуациям участников тренинга.
Тема 2. Как быстро и грамотно структурировать деловое письмо адресату. Инструменты ясности смысла.
- Структура письма. Как с максимальной пользой использовать ее особенности?
- Три важнейших точки в структуре письма.
- Особенности вступительной части письма.
- Объем, структура и логика основной части письма
- Финал письма. Как закончить письмо, оставив инициативу переписки в своих руках? Ошибка, которую содержит большинство деловых писем.
- Иллюстрация успешных и неуспешных практик. Анализ писем участников тренинга
- Практические рекомендации по деловым ситуациям участников тренинга.
Тема 3. Письма-ответы. Письма-пояснения. Как отвечать адресату предельно понятно?
- Почему наши адресаты «тупят»: причины, по которым адресат не понимает информацию или многократно спрашивает об одном и том же.
- С чего начать ответ, чтобы повысить вероятность понимания
- Как писать, чтобы избежать повторного вопроса
- Язык и структура понятного предложения
- Дополнительные способы и приемы сделать сложную информацию более понятной для адресата.
- Иллюстрация успешных и неуспешных практик. Анализ писем участников тренинга.
- Практические рекомендации по деловым ситуациям и письмам участников тренинга.
Тема 4. Письмо-закрепление договоренностей.
- Ситуация применения
- Особенности структуры
- Обязательные смысловые компоненты. Их назначение и особенности
- Иллюстрация типичных примеров
- Практические рекомендации по деловым ситуациям участников тренинга.
Тема 5. Как писать деловые письма максимально убедительно и в нужном стиле?
- Какие письма вызывают доверие, рождают желание прочесть их до конца и ответить адресату?
- Формула убедительного, «продающего» делового письма.
- Убеждающий смысл и убеждающая форма. Инструменты цивилизованного влияния и «продажи» в письме.
- Стиль делового письма: официально-деловой и доверительно-деловой. Чем один отличается от другого? Какими приемами каждый стиль создается? Как писать в разных стилях? Какой стиль соответствует корпоративной культуре и духу вашей компании?
- Иллюстрация успешных и неуспешных практик. Анализ писем участников тренинга.
- Практические рекомендации по деловым ситуациям и письмам участников тренинга.
Тема 6 . Письма в ситуации нарушения деловых интересов. Как вежливо и корректно отстаивать деловые интересы в письме, сохраняя лояльность адресатов?
- Ситуация нарушения интересов.
- Внутренняя позиция: пассивность, манипуляция, агрессия, ассертивность. Что выбрать?
- Баланс «дела» и эмоций в письме.
- Баланс лояльности и категоричности в письме.
- Письмо-просьба. Как повысить вероятность позитивного ответа? Обязательные и подвижные компоненты. Структура письма.
- Письмо-претензия Что выбрать: «кнут» или «пряник»? Как корректно указать на серьезность намерений. Как не навредить имеющимся деловым отношениям. Как завершить письмо. Варианты финала. Выбирайте целесообразный. Структура письма-предупреждения, письма-требования к деловому партнеру.
- Письмо-отказ на необоснованные просьбы. Как написать отказ, отстоять деловые интересы и сохранить лояльность делового клиента/партнера. Инструменты создания категоричности или «мягкости» отказа в письме. Варианты финала. Структура письма. Анализ примеров деловых писем из практики работы участников тренинга, анализ успешных практик.
- Анализ примеров деловых писем из практики работы участников тренинга, анализ успешных практик
- Иллюстрация типичных примеров.
- Практические рекомендации по деловым ситуациям и письмам участников тренинга.
Тема 6. Правила работы с электронной почтой.
- Внешние атрибуты цивилизованного e-mail письма к клиенту.
- Что можно прочесть о вас между строк?
- Мелочи, которые решают все.
- Работа с полем «Тема» («Subject»). Работа с полями «Кому» («To»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Bсс»)
- Работа с полем «Важность» письма («Priority»)
- Работа с вложениями (Attaches)
- Работа с полем «Переслать» («Forward»)
- При написании писем-ответов
- При продолжительном отсутствии на рабочем месте
Формы работы, используемые на тренинге:
- Мини-лекции
- Практические иллюстрации примеров удачных и неудачных писем
- Анализ и обсуждение актуальных писем участниками тренинга
- Корректировка и написание писем
- Презентации
- Разбор проблемных ситуаций участников тренинга
- Выработка актуальных шаблонов по ситуациям участников тренинга
Если сотрудникам ваше компании нужен данный тренинг по деловой переписке — заполните заявку ниже или позвоните по телефону: +7 967 051 02 30