![]()
Деловая переписка на бумажных носителях
Продолжительность – 2 дня (10:00 – 18:00)
Формат проведения – бизнес-тренинг (30% — теория, 70% — практика)
Цели тренинга:
- Познакомить с нормами и правилами оформления деловых писем на бумажных носителях.
- Научить создавать достойный деловой имидж компании в письме и убедительно представлять и отстаивать деловые интересы компании.
- Сформировать умение грамотно структурировать информацию в письме, эффективно использовать инструменты убеждения, выбирать адекватный стиль письма.
- Познакомить с алгоритмами написания писем в конфликтных ситуациях (ситуациях нарушения деловых интересов).
- Познакомить с правилами хорошего тона для делового письма.
- Научить писать разные виды писем: письмо-деловое предложение, письмо-пояснение, письмо-закрепление договоренностей, письмо-напоминание, письмо-отказ, письмо-ответ на претензию.
Особенности данного тренинга:
- Перед тренингом возможно проведение анализа реальных писем участников, предтренинговая диагностика уровня письма, адаптация под этот уровень содержания тренинга.
- Упражнения и примеры могут быть разработаны на основе реальных писем участников и быть далее предметом анализа и улучшения на тренинге
- В ходе тренинга могут быть созданы шаблоны писем для использования в дальнейшей работе.
Программа
Тема 1. Современная деловая переписка. Принципы и приемы
- Возможности и ограничения деловой переписки
- Электронная и «бумажная» переписка. Назначение и особенности. Критические точки переписки. Что важно учитывать.
- Как достигать цели?
- Что формирует в письме деловой имидж компании?
- Каковы правила хорошего тона для делового письма?
- Анализ и обсуждение писем компании. Определение успешных практик
Тема 2. Правила оформления «бумажного» письма.
- Состав реквизитов письма
- Требования к отдельным реквизитам письма: дата, адресат, заголовок, приложения, подпись, печать
- Размер полей. Шрифт и интервал
- Типичные ошибки
- Коротко о рекомендациях Государственного стандарт а РФ ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
- Анализ и обсуждение писем компании. Определение успешных практик
Тема 3. Как быстро и грамотно структурировать деловое письмо? Инструменты ясности смысла
- Структура письма. Как с максимальной пользой использовать ее особенности?
- Три важнейших точки в структуре письма
- Особенности вступительной части письма
- Объем, структура и логика основной части письма
- Финал письма. Как закончить письмо, оставив инициативу переписки в своих руках? Ошибка, которую содержит большинство деловых писем
- Анализ и обсуждение писем компании. Определение успешных практик
Тема 4. Письма-ответы. Письма-пояснения. Как достигать цели?
- Причины, по которым адресат не понимает информацию или многократно спрашивает об одном и том же
- С чего начать ответ, чтобы повысить вероятность понимания
- Как писать, чтобы избежать повторного вопроса
- Язык и структура понятного предложения
- Дополнительные способы и приемы сделать сложную информацию более понятной для адресата.
- Анализ и обсуждение писем компании. Определение успешных практик
Тема 5. Письмо-закрепление договоренностей
- Ситуация применения
- Особенности структуры
- Обязательные смысловые компоненты. Их назначение и особенности
- Иллюстрация типичных примеров
Тема 6. Как писать деловые письма максимально убедительно?
- Какие письма вызывают доверие, рождают желание прочесть их до конца и ответить адресату?
- Формула убедительного делового письма.
- Убеждающий смысл и убеждающая форма.
- Дополнительные приемы, чтобы сделать ваше письмо предельно убеждающим.
- Цивилизованные «хитрости» письма, на которое трудно не ответить.
- Анализ и обсуждение писем компании. Определение успешных практик
Тема 7. Письма в ситуации нарушения деловых интересов. Как вежливо и корректно отстаивать деловые интересы и сохранять отношения?
- Ситуация нарушения интересов.
- Внутренняя позиция: пассивность, манипуляция, агрессия, ассертивность. Что выбрать?
- Баланс лояльности и категоричности в письме.
- Письма-отказы. Как написать отказ, отстоять деловые интересы и сохранить лояльность адресата. Инструменты создания категоричности или «мягкости» отказа в письме. Варианты финала. Структура письма. Анализ примеров деловых писем из практики работы участников тренинга, анализ успешных практик.
- Письмо-напоминание. Особенности. Смысловые компоненты. Структура.
- Письмо-ответ на претензию. Претензии обоснованные и необоснованные. Как отстоять деловые интересы в обеих случаях. Как работать с аргументами. Структура и финал писем.
- Иллюстрация типичных примеров
Тема 8. Базовые правила работы с электронной почтой
- Обязательные атрибуты цивилизованного e-mail письма
- Что можно прочесть о вас между строк?
- Мелочи, которые решают все.
- Работа с полем «Тема» («Subject»). Работа с полями «Кому» («To»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Bсс»)
- Работа с полем «Важность» письма («Priority»)
- Работа с вложениями (Attaches)
- Работа с полем «Переслать» («Forward»)
- При написании писем-ответов
Форматы работы на тренинге:
- Мини-лекции
- Практические иллюстрации примеров удачных и неудачных писем
- Анализ и обсуждение актуальных писем участниками тренинга
- Корректировка и написание писем
- Презентации
- Разбор проблемных ситуаций участников тренинга
- Выработка актуальных шаблонов по ситуациям участников тренинга
Если сотрудникам ваше компании нужен данный тренинг по деловой переписке — заполните заявку ниже или позвоните по телефону: +7 967 051 02 30