Формат проведения: бизнес-тренинг (30% – теория; 70% – практика, иллюстрации, упражнения)
Продолжительность: 2 дня (10:00 – 18:00)
Целевая аудитория: сотрудники и руководители, ведущие электронную переписку с коллегами, руководителями и внешними адресатами компании.
Задачи тренинга:
- Повысить оперативность и результативность деловой переписки участников (как с внутренними, так и с внешними адресатами).
- Научить правилам, приемам и техникам повышения результативности письменного общения.
- Обучить инструментам, помогающим писать понятно, структурировано, логично, корректно, с получением необходимого результата.
- Обучить инструментам, при помощи которых можно минимизировать случаи непонимания и неверной трактовки информации, изложенной в письме.
- Познакомить с этикетом деловой переписки
- Помочь участникам осознать стандартные правила (алгоритмы) и приемы. влияющие на результативность общения по электронной почте, и закрепить их в использовании.
Особенность данного тренинга:
Перед тренингом целесообразно предоставить тренеру возможность познакомиться с письмами участников тренинга (3 «ветки переписки от каждого участника») для того, чтобы тренинговые материалы учитывали специфику переписки в компании, иллюстрировали типичные ошибки и обучали актуальным инструментам улучшения качества, культуры и результативности переписки в компании.
Программа*
*Программа имеет предварительный характер и может быть скорректирована с учетом пожеланий заказчика.
Модуль 1. E-mail переписка с внутренними и внешними адресатами. Базовые инструменты управления результативностью общения. Этикет и субординация в деловом письме.
- Критические точки e-mail переписки, влияющие на ее оперативность.
- Как выглядит сейчас ваше письмо в глазах внутреннего и внешнего адресата?
- Правила хорошего тона в переписке с внутренним и внешним адресатом
- Определите цель письма – и повысьте его действенность.
- Анализ принципов и приемов на примерах деловых писем из практики работы участников тренинга, анализ успешных практик
Модуль 2. Как быстро и грамотно структурировать письмо
- Структура письма-ответа
- Важнейшие компоненты, влияющие на понятность ответа
- Особенности вступительной части письма.
- Объем, структура и логика основной части письма
- Финал письма. Особенности финала письма. Как остаться вежливым и не провоцировать новые вопросы?
- Иллюстрация успешных и неуспешных практик. Анализ писем участников тренинга
Модуль 3. Во избежание предотвращения несоответствия или Как создавать понятный текст и понятные ответы?
- Какой текст адресат быстро прочтет и правильно поймет?
- Язык и структура понятного предложения
- Логика создания понятного текста
- Осторожно! Перечень слов, которые усложняют текст и размывают смысл
- Анализ и обсуждение деловых писем компании. Определение успешных практик
Модуль 4. Письма-закрепления договоренностей. Почему их называют письмами спасения и как их писать?
- Цель и назначение письма о закреплении договоренностей
- Алгоритм написания письма-закрепления договоренностей. Критические точки, требующие повышенного внимания в письме
- Иллюстрация примеров
Модуль 5. Как убеждать в письме?
- Какие письма вызывают доверие, рождают желание прочесть их до конца и ответить адресату?
- Формула убедительного делового письма.
- Убеждающий смысл и убеждающая форма.
- Дополнительные приемы, чтобы сделать ваше письмо предельно убеждающим.
- Иллюстрация успешных и неуспешных практик. Анализ писем участников тренинга
Модуль 6 . «Трудные» письма. Как вежливо и корректно отстаивать деловые интересы и не портить отношения?
- Если нарушаются деловые интересны… Типичные ситуации.
- Баланс «дела» и эмоций, лояльности и категоричности в письме.
- Письма-напоминания. Смысловые компоненты. Особенности. Структура письма.
- Письма-отказы. Как написать отказ и не обидеть? Смысловые компоненты. Варианты финала. Структура письма. Анализ примеров деловых писем из практики работы участников тренинга, анализ успешных практик.
- Письмо-ответ на претензию. Претензии обоснованные и необоснованные. Как отстоять деловые интересы. Смысловые компоненты. Как работать с аргументами. Структура и финал писем.
- Иллюстрация типичных примеров
Модуль 7. Правила работы с электронной почтой в вашей компании.
- Что можно прочесть о вас между строк? Мелочи, которые решают все.
- Работа с полем «Тема» («Subject»). Работа с полями «Кому» («To»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Bсс»)
- Работа с полем «Важность» письма («Priority»)
- Работа с вложениями (Attaches)
- Работа с полем «Переслать» («Forward»)
- При написании писем-ответов
- При продолжительном отсутствии на рабочем месте
Модуль 8. Коротко о современных правилах оформления «бумажных» писем в компании (данный модуль может быть добавлен в программу при необходимости)
- Базовые правила оформления письма на бумажном носителе
- Состав и правильность расположения реквизитов письма
- Типичные ошибки.
- Как облегчить написание «бумажного» письма. Возьмите чек-лист в помощь при написании и проверке.
Формы работы на тренинге:
- Мини-лекции
- Практические иллюстрации примеров удачных и неудачных писем
- Анализ и обсуждение актуальных писем участниками тренинга
- Корректировка и написание писем
- Презентации
- Разбор проблемных ситуаций участников тренинга
- Выработка актуальных шаблонов по ситуациям участников тренинга
Если сотрудникам вашей компании нужен тренинг по деловой переписке — заполните заявку ниже или позвоните
по телефону: +7 967 051 02 30