Особенность ситуации, в которой мы все оказались в 2020 году,потребовали быстрой перестройки форматов обучения. Любую из программ по деловой переписке я готова провести для ваших сотрудников дистанционно. Ниже — одна из возможных программ.
Эффективная деловая переписка за 5 шагов
Формат проведения: дистанционное обучение (интерактивные мини-лекции, обсуждение, выполнение коротких упражнений и небольших «домашних заданий» (ДЗ) между модулями, обратная связь по ДЗ, ответы на вопросы)
Количество сессий: 5
Продолжительность каждой сессии: 2 часа
Цель обучения: повысить компетентность участников в ведении деловой переписки с «внешним» и «внутренним» адресатом.
Задачи обучения:
- Сформировать умение вести деловую переписку быстро, уверенно, грамотно, результативно
- Познакомить с правилами хорошего тона современной деловой переписки
- Повысить умение писать понятно, логично, структурированно, с достижением желаемого результата
- Научить приемам убеждения и цивилизованного влияния в письме
- Познакомить с приемами и алгоритмами корректного отстаивания деловых интересов в «пограничных» и конфликтных ситуациях (ответ на агрессивные письма, письмо-отказ, письма-ответы на обоснованные и необоснованные просьбы)
Особенности обучения:
- Перед обучением тренер знакомится с письмами участников, определяет «узкие» места, нуждающиеся в коррекции, и максимально использует в обучении узнаваемые участниками примеры
- Между сессиями участники выполняют небольшие задания, часть которых – письма тренеру и обратная связь по ним
Сессия № 1. Как сделать переписку человеческой, оперативной и результативной?
- Вызовы времени и возможности деловой переписки
- Какие письма затрудняют решение вопросов? Эксперимент с подборкой реальных деловых писем.
- Три принципа деловой переписки, отвечающие вызовам времени: «Уважай адресата», «Цени рабочее время», «Будь информационно достаточным». Как это делать практически? Систематизируем знания и привычки.
- Чек-лист 1. «Проверь письмо на базовые правила».
- Посмотрим на ваши письма (блиц-анализ 1-2 писем)
- Короткое домашнее задание для формирования навыка
Сессия № 2. Как сделать письмо читаемым и понятным?
- Какие письма трудно читать и понимать? Эксперимент с подборкой реальных писем. Как сделать письмо читаемым и понятным?
- Правило «Три точки внимания». Как работает? Что дает?
- Финал письма. Как избежать ошибки, содержащейся в 90% деловых писем?
- Как закончить письмо, если важно быть вежливым, важно получить ответ к конкретному сроку и важно сократить “хвосты” переписки
- Правило «Объем и 5Х5»
- Чек-лист 2. «Проверь письмо на ясность смысла»
- Посмотрим на ваши письма (блиц-анализ 1-2 писем)
- Короткое домашнее задание для формирования навыка
Сессия № 3. Как правильно отвечать на вопросы в электронной почте?
- Особенности написания письма-ответа в электронной почте.
- С чего начать ответ, чтобы повысить вероятность понимания.
- Как не плодить «хвосты переписки» при ответах.
- Как не быть мастером суровой коммуникации?
- Чек-лист 3. «Правила ответа»
- Посмотрим на ваши письма (блиц-анализ 1-2 писем)
- Короткое домашнее задание для формирования навыка
Сессия № 4. Как убеждать и цивилизованно влиять в письме?
- Что убеждает человека в письме? Эксперимент с подборкой реальных деловых писем
- Топ 5 цивилизованных инструментов, на которые откликается человек
- Что применимо к вашим ситуациям?
- Чек-лист 4 «Чем убеждаешь?»
- Посмотрим на ваши письма (блиц-анализ 1-2 писем)
- Короткое домашнее задание для формирования навыков
Сессия № 5. «Трудные» и конфликтные письма. Как общаться в письме, если адресат не прав?
- Типичные ситуации «трудных» писем в деловом общении.
- Письмо-просьба. В чем ее трудность? Как повысить вероятность получения положительного ответа?
- Агрессивное и эмоциональное письмо адресата. Как отвечать? Как работать с эмоциями в письме? На что отвечать, в какой последовательности и какими словами? Смысловые компоненты. Лексические обороты. Алгоритм ответа. Анализ примеров деловых писем из практики работы участников тренинга, анализ успешных практик
- Письма-отказы. Главные моменты в ситуации ответа-отказа. Как написать отказ и сохранить лояльность адресата? Структура письма. Варианты финала. Смысловые компоненты. Алгоритм ответа. Анализ примеров деловых писем из практики работы участников тренинга, анализ успешных практик.
- Письмо-ответ на претензию. Претензии обоснованные и необоснованные. Как отстоять деловые интересы в обоих случаях. Как работать с аргументами. Смысловые компоненты. Структура и финал писем. Алгоритм ответа. Анализ примеров деловых писем из практики работы участников тренинга, анализ успешных практик
Если вашим сотрудникам нужен такой тренинг, позвоните по телефону +7 967 051 02 30 или заполните форму заявки ниже