Как сделать переписку оперативной?
Как решить вопрос меньшим количеством писем?
Как не создавать длинные хвосты переписки?

Иногда кажется, что ответ на все эти вопросы лежит в плоскости каких-то сложных вещей и особенных действий. А ларчик чаще всего открывается просто. Сегодняшний кейс – пример тому.

Ситуация: веду переписку с клиентом.

Предмет — обсуждение тренинговой программы для руководителей. Налицо потребность в онлайн-встрече для более детального обсуждения запроса.

Направляю клиенту письмо:

«Анастасия, мы готовы провести онлайн-встречу 09 августа или 11 августа с 13:00 до 14:00. О вашем решении, пожалуйста, сообщите мне не позднее 11:30 08 августа.
Спасибо!»

Получаю ответ клиента:

«К сожалению, в предложенные вами даты и слоты у нас нет возможности провести встречу»

Внимание! Вопрос: чего не хватает в письме клиента, для того чтобы решение вопроса о дате и времени встречи сейчас было бы более оперативным?

Правильный ответ: в письме важно не только сообщить, что предложенный вариант не устраивает. Но предложить свой вариант даты и времени. Конечно, в случае если вы заинтересованы в ней. Только тогда решение вопроса будет быстрым и результативным.

Например, так:

«К сожалению, в предложенные вами даты и слоты у нас нет возможности провести встречу. Предлагаем 12 августа с 14:00 до 16:00. Сообщите, пожалуйста, устраивает ли»

Уверена, что в деловой переписке всегда важно помнить, что скорость и результат решения вопросов – это всегда ответственность двух сторон.

Если каждая сторона проявляет разумную инициативу, способствуя решению вопроса, — решение придёт быстро.

Если адресат реагирует на предложение словами «нам не подходит», ничего не предлагая в ответ – решение вопроса может затянуться.

Простой совет на сегодня: посмотрите на свои письма. Всегда ли в них берете инициативу в свои руки? Или просто реагируете на предложенное вам, ожидая действий с другой стороны? Именно в ваших действиях здесь – один из простых секретов оперативной переписки.