Как сделать переписку оперативной?
Как решить вопрос меньшим количеством писем?
Как не создавать длинные хвосты переписки?
Иногда кажется, что ответ на все эти вопросы лежит в плоскости каких-то сложных вещей и особенных действий. А ларчик чаще всего открывается просто. Сегодняшний кейс – пример тому.
Ситуация: веду переписку с клиентом.
Предмет – обсуждение тренинговой программы для руководителей. Налицо потребность в онлайн-встрече для более детального обсуждения запроса.
Направляю клиенту письмо:
«Анастасия, мы готовы провести онлайн-встречу 09 августа или 11 августа с 13:00 до 14:00. О вашем решении, пожалуйста, сообщите мне не позднее 11:30 08 августа.
Спасибо!»
Получаю ответ клиента:
«К сожалению, в предложенные вами даты и слоты у нас нет возможности провести встречу»
Внимание! Вопрос: чего не хватает в письме клиента, для того чтобы решение вопроса о дате и времени встречи сейчас было бы более оперативным?
Правильный ответ: в письме важно не только сообщить, что предложенный вариант не устраивает. Но предложить свой вариант даты и времени. Конечно, в случае если вы заинтересованы в ней. Только тогда решение вопроса будет быстрым и результативным.
Например, так:
«К сожалению, в предложенные вами даты и слоты у нас нет возможности провести встречу. Предлагаем 12 августа с 14:00 до 16:00. Сообщите, пожалуйста, устраивает ли»
Уверена, что в деловой переписке всегда важно помнить, что скорость и результат решения вопросов – это всегда ответственность двух сторон.
Если каждая сторона проявляет разумную инициативу, способствуя решению вопроса, – решение придёт быстро.
Если адресат реагирует на предложение словами «нам не подходит», ничего не предлагая в ответ – решение вопроса может затянуться.
Простой совет на сегодня: посмотрите на свои письма. Всегда ли в них берете инициативу в свои руки? Или просто реагируете на предложенное вам, ожидая действий с другой стороны? Именно в ваших действиях здесь – один из простых секретов оперативной переписки.