“Можете ли вы нам помочь? Нам нужен коротких обучающий формат для руководителей проектов и их команд”

Нормы деловой переписки

Так звучал сегодня вопрос ко мне руководителя по организационному развитию и мотивации персонала крупной инжиниринговой компании. В ходе последовавшего далее детального разговора стали понятны суть проблемы и содержание программы, способной улучшить ситуацию с перепиской проектных команд в компании.

Проблемы в переписке сотрудников/ руководителей проектных групп:

  • Не осознают, что общение по электронной почте имеет специфику и правила, соблюдение которых обеспечивает либо затрудняет оперативность решения деловых вопросов
  • Не уделяют должного внимания соблюдению этических норм делового общения (грамотное приветствие, формы обращения, доброжелательный стиль, корректность)
  • Нуждаются в едином понимании норм и правил ведения современной электронной переписки для оперативного и корректного решения вопросов.

Ограничения в формате проведения: не более 3-х часов, сжатые сроки, группа в 40 человек

Программа, предложенная мною для повышения эффективности переписки проектных групп:

  • Три ошибки, снижающие эффективность внешней и внутренней деловой переписки.
  • Три базовых принципа современной переписки. «Вежливость. Уважение личности», «Ценность оперативности», «Информационная достаточность». Как реализовать  на практике?
  • Инструменты проявления уважения к адресату. Формы приветствия, особенности обращения в электронном письме; простые инструменты создания доброжелательного и корректного стиля. Негласные правила, формирующие деловой имидж адресата в электронной переписке.
  • Инструменты оперативности переписки: очевидные и неочевидные. Время ответа. Правила работы с полями «Кому», «Копия», «Вложение», «Важность».  Все ли тонкости, влияющие на качество переписки, вам известны? Типовая ошибка при работе с автоответом. Правила добавления и исключения адресатов. Правила пересылки информации. Правила оформления темы письма. Правила ответа на письмо с несколькими адресатами. Ситуации перехода из переписки в устное общение. Следование правилам как способ, обеспечивающий оперативность решения вопросов в переписке.
  • Как сделать письмо информационно-достаточным? Объем. Структура. Особенности финала письма.

Уверена, что полученная информация поможет участникам:

– Осознать важность грамотного подхода к электронной переписке как каналу оперативной деловой коммуникации.

– Познакомиться с инструментами, обеспечивающими этичность и оперативность решения вопросов в переписке.

– Понять, что знание и соблюдение правил позволяет электронной переписке быть удобной системой письменной деловой коммуникации.

Посмотрите на похожую программу “Мастер-класс по деловой переписке”