Письмо после встречи – один из основных видов деловых писем, который, во-первых, обязательно следует писать; во-вторых, писать правильно. Написание таких писем следует сделать полезной привычкой, если вам важно, чтобы договоренности были верно поняты обеими сторонами и далее были исполнены. Именно эти две задачи и решает письмо после деловой встречи/письмо-закрепление договоренностей. Написать такое письмо не очень сложно, если знать логику, по которой оно пишется.

Основные компоненты  письма после телефонного звонка/ после встречи/ письма-закрепления договоренностей/ post meeting report/ follow up)

  1. Благодарность за состоявшийся разговор/  за встречу (степень глубины  и детальность определяется ситуацией)
  2. Фраза-анонс письма (о чем, цель письма)
  3. Короткое перечисление итогов/ основных моментов разговора/встречи.

       Цели: 

– зафиксировать итоги  и договоренности в сознании участников встречи;

– зафиксировать итоги и договоренности документально в письме

4. В каждом пункте (в зависимости от ситуации) может быть указан срок исполнения и ответственное лицо (или границы разделения ответственности и полномочий).

Как вариант: дополнительные сроки очередной встречи для окончательного решения вопроса (если возникла необходимость дополнительно  уточнить информацию/ситуацию)  .Указание на конкретный следующий шаг (что из всего перечисленного  является предметом первой конкретной реализации).Как вариант в зависимости от ситуации:  просьба высказаться в случае несогласия, уточнения и пр. (с указанием конкретных сроков: «Коллеги, если есть пожелания, уточнения, мнения – готовы их услышать до…..)

5. Указание на конкретный следующий шаг (что из всего перечисленного  является предметом первой конкретной реализации).

6. Как вариант в зависимости от ситуации:  просьба высказаться в случае несогласия, уточнения и пр. (с указанием конкретных сроков: «Коллеги, если есть пожелания, уточнения, мнения – готовы их услышать до…..)

Важно: точность заполнения полей «Кому/To» и «Копия/Cc».

В поле «Кому» помещайте тех адресатов, от которых Вы ждете ответа. В поле «Копия» помещайте адресатов, для которых допустимо быть в курсе вопроса, при этом сохранятся возможность вступить в предмет переписки при необходимости и желании.

Пример письма, написанного с использованием перечисленных компонентов.

Ольга, пишу, чтобы поблагодарить за состоявшийся разговор и зафиксировать наши договоренности.

Я благодарна Вам за информативную и содержательную беседу, позволившую лучше понять суть запроса на обучение.

Фиксирую наши договоренности.
1. В срок до 11-13 марта мы ждем от Вас обратной связи по окончательному  решению относительно дат  проведения тренинга: 29-30 марта или 5-6 апреля.
2. В приложении, как Вы и просили, дублирую программу, которую мы  комментировали, и которую предлагаем взять за основу для предстоящего тренинга.
К этой программе мы добавим актуальные блоки и решим те задачи, которые Вы обозначили.
3. Задачи предстоящего обучения:

Дать сотрудникам инструменты эффективного делового общения::
– универсальную экспресс-диагностику типа собеседника с соответствующими вариантами выстраивания дальнейшей аргументации;
– понимание логики подачи информации, контраргументации и противостояния манипулированию;
– особенности коммуникации со статусными собеседниками 

Ольга, если что-то из зафиксированного мною  нуждается в  уточнении или корректировке, пожалуйста, дайте знать.

Со своей стороны я к 10 марта вышлю Вам  полное предложение (скорректированную программу + ценовое предложение). От Вас до 11 марта ждем информацию  о датах и далее в оперативном  режиме будем решать все рабочие задачи по подготовке к тренингу.

С уважением,

Ирина Иванова