Письмо после встречи – один из основных видов деловых писем, который, во-первых, обязательно следует писать; во-вторых, писать правильно. Написание таких писем следует сделать полезной привычкой, если вам важно, чтобы договоренности были верно поняты обеими сторонами и далее были исполнены. Именно эти две задачи и решает письмо после деловой встречи/письмо-закрепление договоренностей. Написать такое письмо не очень сложно, если знать логику, по которой оно пишется.
Основные компоненты письма после телефонного звонка/ после встречи/ письма-закрепления договоренностей/ post meeting report/ follow up)
- Благодарность за состоявшийся разговор/ за встречу (степень глубины и детальность определяется ситуацией)
- Фраза-анонс письма (о чем, цель письма)
- Короткое перечисление итогов/ основных моментов разговора/встречи.
Цели:
– зафиксировать итоги и договоренности в сознании участников встречи;
– зафиксировать итоги и договоренности документально в письме
4. В каждом пункте (в зависимости от ситуации) может быть указан срок исполнения и ответственное лицо (или границы разделения ответственности и полномочий).
Как вариант: дополнительные сроки очередной встречи для окончательного решения вопроса (если возникла необходимость дополнительно уточнить информацию/ситуацию) .Указание на конкретный следующий шаг (что из всего перечисленного является предметом первой конкретной реализации).Как вариант в зависимости от ситуации: просьба высказаться в случае несогласия, уточнения и пр. (с указанием конкретных сроков: «Коллеги, если есть пожелания, уточнения, мнения – готовы их услышать до…..)
5. Указание на конкретный следующий шаг (что из всего перечисленного является предметом первой конкретной реализации).
6. Как вариант в зависимости от ситуации: просьба высказаться в случае несогласия, уточнения и пр. (с указанием конкретных сроков: «Коллеги, если есть пожелания, уточнения, мнения – готовы их услышать до…..)
Важно: точность заполнения полей «Кому/To» и «Копия/Cc».
В поле «Кому» помещайте тех адресатов, от которых Вы ждете ответа. В поле «Копия» помещайте адресатов, для которых допустимо быть в курсе вопроса, при этом сохранятся возможность вступить в предмет переписки при необходимости и желании.
Пример письма, написанного с использованием перечисленных компонентов.
Ольга, пишу, чтобы поблагодарить за состоявшийся разговор и зафиксировать наши договоренности.
Я благодарна Вам за информативную и содержательную беседу, позволившую лучше понять суть запроса на обучение.
Фиксирую наши договоренности.
1. В срок до 11-13 марта мы ждем от Вас обратной связи по окончательному решению относительно дат проведения тренинга: 29-30 марта или 5-6 апреля.
2. В приложении, как Вы и просили, дублирую программу, которую мы комментировали, и которую предлагаем взять за основу для предстоящего тренинга.
К этой программе мы добавим актуальные блоки и решим те задачи, которые Вы обозначили.
3. Задачи предстоящего обучения:
Дать сотрудникам инструменты эффективного делового общения::
– универсальную экспресс-диагностику типа собеседника с соответствующими вариантами выстраивания дальнейшей аргументации;
– понимание логики подачи информации, контраргументации и противостояния манипулированию;
– особенности коммуникации со статусными собеседниками
Ольга, если что-то из зафиксированного мною нуждается в уточнении или корректировке, пожалуйста, дайте знать.
Со своей стороны я к 10 марта вышлю Вам полное предложение (скорректированную программу + ценовое предложение). От Вас до 11 марта ждем информацию о датах и далее в оперативном режиме будем решать все рабочие задачи по подготовке к тренингу.
С уважением,
Ирина Иванова