Целевая аудитория: руководители, испытывающие потребность вести переписку с подчиненными, коллегами и деловыми партнерами оперативно, результативно и с максимальным соблюдением норм и правил, принятых в современном деловом сообществе.
Продолжительность – 2 дня
Формат проведения – бизнес-тренинг (30% — теория, 70% — практика)
Какой результат вы получите? Что на выходе?
В результате тренинга вы сможете:
- Максимально оперативно решать вопросы в переписке, предупреждая ее затяжной характер
- Сократите время на подготовку и написание писем
- Удерживать инициативу в деловой переписке
- Корректно отстаивать деловые интересы, сохраняя лояльность адресата
- Формировать в письмах собственный позитивный деловой имидж
- Вести деловую переписку грамотно, быстро, результативно
Особенности данного тренинга:
- Перед тренингом возможно проведение анализа реальных писем участников, адаптация под этот уровень содержания тренинга.
- Упражнения и примеры тренер разрабатывает на основе реальных писем участников и далее предлагает их участникам для анализа и улучшения в ходе тренинга.
- В ходе тренинга могут быть созданы шаблоны писем для использования в дальнейшей работе.
Программа
Модуль 1. Деловая переписка как способ коммуникации руководителя
- Возможности и ограничения переписки.
- Критические точки переписки. Что важно учитывать.
- Как достигать цели? Информировать или влиять? Особенности цели письма и инструменты ее достижения.
- Что формирует в письме ваш деловой имидж?
- Анализ принципов и приемов на примерах деловых писем из практики работы участников тренинга, анализ успешных практик
Модуль 2. Логика и ясность изложения информации в письме.
- Как быстро и правильно структурировать e-mail письма и письма на бумажном носителе.
- Особенности оформления делового письма на бумажном носителе.
- Три важнейших точки в поле электронного и “бумажного” письма. Как писать, чтобы получать ответы?
- Почему адресат не дочитывает письма до конца? Особенности подачи информации в основной части письма Оптимальный объем письма. Логика. Графика. Как бороться с объемом
- Финал письма. Как закончить письмо, чтобы повысить вероятность ответа? Критическая ошибка, которую содержит большинство деловых писем.
- Как перестать исправлять письма подчиненных? Вам в помощь – готовый чек-лист.
Модуль 3. Письма-ответы. Письма-пояснения
- Почему ваши адресаты «тупят»: причины, по которым адресат не понимает информацию или неоднократно спрашивает об одном и том же.
- С чего начать ответ, чтобы повысить вероятность понимания?
- Как писать, чтобы избежать повторного вопроса?
- Язык и структура понятного предложения.
- Дополнительные способы и приемы сделать сложную информацию более понятной для адресата.
- Анализ принципов и приемов на примерах деловых писем из практики работы участников тренинга, анализ успешных практик.
Модуль 4. Письмо-закрепление договоренностей
- Ситуация применения.
- Особенности структуры.
- Обязательные смысловые компоненты. Их назначение и особенности.
- Иллюстрация типичных примеров.
Модуль 5. Письма-напоминания
- Сложность письма-напоминания.
- Как напомнить и не обидеть?
- Алгоритм письма-напоминания.
- Иллюстрация типичных примеров.
Модуль 6. Как в письме убеждать коллег и заинтересовывать деловых партнеров и клиентов
- Инструменты цивилизованного влияния и мотивации в письме.
- Формула убедительного делового письма.
- Убеждающий смысл и убеждающая форма.
- Внутренняя позиция адресата и цель письма. В каком стиле мотивировать?
- Анализ принципов и приемов на примерах деловых писем из практики работы участников тренинга, анализ успешных практик.
- Письмо
Модуль 7. Письмо в ситуации нарушения деловых интересов. Как корректно отстаивать свои интересы
- Ситуация нарушения интересов.
- Внутренняя позиция: пассивность, манипуляция, агрессия, ассертивность. Что выбрать?
- Баланс «дела» и эмоций в письме.
- Баланс лояльности и категоричности в письме.
- Письма-отказы. Как написать отказ, отстоять деловые интересы и сохранить лояльность делового клиента/партнера. Инструменты создания категоричности или «мягкости» отказа в письме. Варианты финала. Структура письма. Анализ примеров деловых писем из практики работы участников тренинга, анализ успешных практик.
- Письмо-ответ на претензию. Претензии обоснованные и необоснованные. Как отстоять деловые интересы в обоих случаях. Как работать с аргументами. Структура и финал писем.
- Иллюстрация типичных примеров.
Модуль 8. Современные «правила хорошего тона» в деловом e-mail письме
- Что можно прочесть о Вас и вашей компании между e-mail строк?
- Внешние атрибуты цивилизованного делового e-mail письма
- Время ответа. Каковы его допустимые границы?
- Подпись, блок контактной информации. Что помещать и зачем?
- Тема письма. Каких ошибок важно избежать.
- Финальные фразы письма. Имиджевые и другие.
- Письмо внутреннему и внешнему адресату. В чем отличие?
Модуль 9. Правила работы с электронной почтой
- Мелочи, которые решают все.
- Работа с полем «Тема» («Subject»). Работа с полями «Кому» («To»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Bсс»)
- Работа с полем «Важность» письма («Priority»)
- Работа с вложениями (Attaches)
- Работа с полем «Переслать» («Forward»)
- При написании писем-ответов
- При продолжительном отсутствии на рабочем месте
Формы работы, используемые на тренинге:
- Мини-лекции
- Практические иллюстрации примеров удачных и неудачных писем
- Анализ и обсуждение актуальных писем участниками тренинга
- Корректировка и написание писем
- Презентации
- Разбор проблемных ситуаций участников тренинга
- Выработка актуальных шаблонов по ситуациям участников тренинга
Если руководителям вашей компании нужен тренинг по деловой переписке — заполните заявку ниже или позвоните
по телефону: +7 967 051 02 30